Cuando una empresa empieza a crecer gracias a las estrategias de marketing, la habilidad de los vendedores y la capacidad de mantener felices a sus clientes, es común que ese dinero que ahora fluye con más facilidad se empiece a destinar a diferentes cosas como a invertir en maquinaria nueva, software, contratar más empleados, incrementar el inventario, y muchas más.

Pero hacer esto puede generar desbalances en el flujo de efectivo y hacernos gastar más de lo que ingresa, un problema es común en pequeñas y medianas empresas. Por eso, hoy te daremos 5 consejos para tener la caja de tu empresa en orden.

1.Comienza por hacer un flujo de caja

El flujo de caja es la herramienta más poderosa que tienes a tu disposición para controlar tus ingresos y gastos. Con este sencillo informe conocerás cuánta plata ha ingresado a tu empresa, cual está pendiente por ser cobrada, cuánto gastas y cuales son tus costos operacionales. El flujo de caja es tan importante que un estudio del US Bank de 2018 estimó que el 82% de las pequeñas empresas fallan debido a un mal manejo de este.

Con el informe de flujo de caja no podrás estimar las ganancias o pérdidas que ha tenido tu empresa, pues para esto necesitas un estado de resultados, pero sí te ayuda a reconocer si hay algún desbalance entre lo que ingresó y salió.

Además, con un flujo de caja proyectado puedes incluso conocer la cantidad de dinero estimada que ingresará y saldrá de la empresa en un periodo determinado a futuro, ya sea en unos cuantos meses o incluso en varios años.

2.Busca a un profesional de contabilidad

Sabemos que has levantado tu empresa con esfuerzo y que estás pendiente de ella 24/7, pero eso no significa que debas hacerlo todo por cuenta propia, empezando porque hay cosas que simplemente no conoces, en especial en el área de contabilidad. Así que siempre es recomendable buscar ayuda de un profesional en esta área que te ayude a llevar las cuentas.

Una persona con los conocimientos adecuados que se haga responsable del dinero de tu empresa te puede traer beneficios como evitarte problemas con el fisco, prever el dinero que entrará, analizar cuáles fuentes de ingresos son más rentables (ayudando de paso al departamento de marketing a mejorar sus estrategias), cuáles gastos son importantes y cuales son irrelevantes, entre otras.

Pero si no tienes la posibilidad de contratar a un profesional para que se haga cargo de esto, seguro sí podrás utilizar una herramienta para ordenar tu flujo de caja que no solo servirá para organizarlo con apenas unos clicks, sino que te mostrará de forma sencilla (con gráficos y todo) de dónde viene y a dónde se está yendo tu plata.

3.Haz un presupuesto

La idea de hacer un presupuesto cobra relevancia no solo para organizarnos en la actualidad sino para los meses o años que vienen. El presupuesto es una herramienta con la que proyectaremos los ingresos, los gastos, los costos y las ganancias a futuro. En resumidas cuentas, es como un flujo de caja con esteroides!

Un presupuesto ayuda a fijar prioridades, disminuir los riesgos por incumplimiento de obligaciones y cumplir los objetivos a mediano y largo plazo. Con este puedes identificar cuando hacer ajustes y en qué áreas hay que hacerlos.

Los presupuestos también sirven para encontrar las duplicidades en las actividades de una empresa, por ejemplo, si se está gastando dinero en áreas que cumplen una tarea similar, optimizando la efectividad de los departamentos, reduciendo costos y de paso, organizando el flujo de efectivo.

4.Mantén las transacciones bien documentadas

Sabemos que para todo emprendedor la contabilidad y los libros contables son cosas que quisieran dejar olvidadas para concentrarse solamente en incrementar las ventas o mejorar los productos o servicios. Sin embargo, tener toda la información financiera bien documentada evitará muchos problemas, especialmente con el fisco, y a la vez te ayudará a mantener en orden las finanzas de la empresa.

Los libros contables se deben llevar al día en orden cronológico y se utilizan para registrar todo tipo de actividades financieras, como el diario, la caja, los inventarios, las tributaciones, las entradas y salidas, los vencimientos de deudas y más. Esto es algo que debemos tener en cuenta desde que registramos la empresa para evitar problemas a futuro.

Recuerda que es importante registrar las deudas pendientes y de la misma manera, tener una política clara de cobro para nuestros clientes morosos. Las pequeñas empresas suelen sufrir de falta de flujo de efectivo no solo porque les retienen los pagos hasta 90 días (incluso más), sino precisamente porque a diferencia de las grandes empresas, no cuentan con reglas claras ni procedimientos para cobrar a quien les debe. Documenta esto también y verás como se ordena la caja como por arte de magia!

5.Mantén los gastos a raya

Cuando tenemos problemas de caja, lo primero que pensamos es que debemos vender más. Sin embargo, aunque el incremento de las ventas siempre debe ser una prioridad, debemos analizar también cómo reducir gastos que en muchos casos no son necesarios o que no tenemos presentes.

Para poder tener una imagen más clara de estos gastos, en nuestro flujo de caja debemos clasificar y categorizar cada ingreso y egreso, ya sea como gastos de marketing, de producción, administrativos, de investigación, operacionales, y otras áreas. Con esto y con ayuda del presupuesto, podremos identificar cuáles de estos gastos son innecesarios y empezar a reducirlos para estabilizar el flujo de caja.

Por su parte, en el flujo de caja proyectado o en el presupuesto es importante no sobreestimar las proyecciones de ventas, un error muy común en las pequeñas empresas. El optimismo siempre es bueno, pero también hay que mantener los pies en la tierra y comprender que es más importante el comportamiento histórico de los números de la empresa (o de una similar, si es nueva) para planificar nuestros siguientes movimientos.