Miércoles 08 de Febrero de 2023

6 beneficios clave del software de sala de datos virtuales

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Las salas virtuales son cada vez más utilizadas tanto por grandes empresas como por startups. Al principio, tal popularidad de VDR se debió a la transición de muchas organizaciones a un modo de operación remoto. Ahora cada vez más empresas eligen dataroom por comodidad y seguridad. Se trata de salas virtuales que ayudarán a que tu trabajo sea más eficiente y te ahorrará tiempo y dinero.

Beneficios de trabajar en una dataroom

Si hablamos de las ventajas de VDR, hay muchas: esta es la provisión de un espacio de trabajo común con todas las herramientas necesarias y la capacidad de trabajar con archivos de diferentes tipos y formatos, y la presencia de una gran nube. Almacenamiento (generalmente alrededor de 50 GB) para albergar documentos corporativos. Pero hay 6 beneficios claves de una sala de datos. Son lo que distinguen a VDR de otros servicios virtuales.

1 Máxima seguridad de datos

Al comunicarse con inversores y socios, e incluso durante la discusión de proyectos dentro de la empresa, es necesario intercambiar regularmente documentos confidenciales.


1. Con ayuda de cifrado dataroom protege tus datos a medida que se cargan en la sala.

2. La autenticación multifactor evitará que los piratas informáticos y los ciberdelincuentes puedan robar información.

3. Debido a que no es necesario instalar el software en tu computadora, tu información confidencial está protegida contra cualquier virus.

4. La capacidad de controlar el acceso a los archivos evitará que la información secreta caiga en manos equivocadas.

5. La imposición de marcas de agua y otras marcas en documentos importantes protegerá contra la fuga de información.

Gracias a un nivel de protección tan alto, puede garantizar a sus socios la transparencia de las transacciones y negociaciones, mientras haya una protección lo más fuerte posible.

2 Reducción de errores

Incluso el profesional de más alto nivel no es inmune a cometer errores. Pero la falta de atención de un empleado puede costar a las empresas cientos de miles de dólares. Y cuando se trata de datos confidenciales, puede amenazar con filtrar información confidencial.

Acceso a documentos en dataroom totalmente controlado por el administrador. En cualquier momento puede prohibir ver el archivo, guardarlo en una PC o imprimirlo. Algunos proveedores ofrecen una función de control remoto. Podrás restringir el acceso al archivo, incluso si se ha descargado.

Además, las salas virtuales brindan la oportunidad de automatizar el proceso utilizando inteligencia artificial incorporada. Todo esto combinado reduce el número de errores cometidos debido al factor humano.

3 Acelera todos los flujos de trabajo

Muchas transacciones requieren una verificación profunda de los documentos. Si se lleva a cabo fuera de línea, puede llevar semanas y, a veces, meses. Mediante el uso dataroom puedes proporcionar a socios y abogados acceso las 24 horas a los datos necesarios. Además, los VDR brindan las herramientas necesarias para el análisis de documentos. Todo esto ayudará a acelerar significativamente la etapa de verificación y acercar la conclusión de la transacción.

Si hablamos de trabajo en equipo, todos los procesos también se realizan mucho más rápido. Cada miembro de la empresa tiene acceso a los documentos necesarios 24/7. Ya no tienes que acudir a gestión para facilitar la información que necesitas.

4 Hacer las transacciones más rentables

Imagina este escenario. Tres inversores diferentes están interesados en tu empresa. Cada uno de ellos solicitó acceso a documentos para el análisis de datos. Esperas pacientemente el resultado y, mientras esperas, se te escapa la mejor oferta.

Con la ayuda de VDR, puedes controlar todas las acciones de los inversores. Gracias al registro de visitas, puedes realizar un seguimiento de:

  • cuánto tiempo se están estudiando los documentos;
  • qué tipo de datos les interesan a los inversores.

Con base en la información recibida, la empresa puede determinar el socio más interesado y enfocarse en él. O bien, anticiparse a las necesidades del inversor ofreciendo las condiciones más favorables, y facilitarle todo lo que necesite.

5 Cómodo almacenamiento de documentos corporativos

Las salas virtuales permiten almacenar una gran cantidad de archivos diferentes. Al mismo tiempo, están ordenados de tal manera que todos los documentos estén sistematizados. Al almacenar documentos en la oficina, no siempre puedes saber exactamente qué carpeta contiene el contrato requerido. Tomar ventaja dataroom no causará ningún problema.

Además, ya no necesitas pasar varios días preparando documentos para los socios. Basta con abrir el acceso a la carpeta deseada.

6 Ahorro para la empresa

Calcula cuánto gastas al mes en papel y mantenimiento de impresoras. Agrega a esta cantidad el costo de los viajes de negocios, los gastos de viaje de socios, inversionistas o especialistas. La cantidad será mucho más que el alquiler dataroom.

VDR es una herramienta conveniente, confiable y al mismo tiempo económica para hacer negocios.

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