Existe una gran cantidad de documentos mercantiles que se usan día a día en las compañías, y el albarán es uno de ellos. Hacer uno de estos documentos no es tan complejo como parece. Bastará con tener una plantilla de albarán en excel, para hacer el trabajo más fácil pues la estructura es la misma, y solo será necesario editar los datos en cada caso.
¿Qué es un albarán?
Aunque el nombre más recurrente que se le da a este documento es albarán, también se le puede llamar nota de entrega. En ambos caso se trata de lo mismo pues es un documento mercantil que tiene la función de acreditar la entrega de algún pedido.
Para entenderlo mejor, expliquémoslo con un ejemplo. Imagina que has pedido a una tienda de ropa 25 camisetas. Entonces, el vendedor emitirá un albarán que mantendrá relación con la factura. Este albarán te lo dará cuando te hagan la entrega y lo firmarás en conformidad.
Cuando el albarán está firmado certifica que el vendedor ha hecho la entrega al comprador, y además deja claro que la entrega se hizo en condiciones adecuadas. Es decir, que el comprador recibió exactamente las 25 camisetas que pidió, que corresponden al modelo y talla solicitado y que están en buen estado.
Entonces, si en algún momento el comprador asegura que el vendedor no ha hecho la entrega, o que la mercancía no correspondía. La compañía tendrá un comprobante de que se ha entregado y que el comprador lo ha recibido sin problemas. Así se evitarán inconvenientes en el futuro.
Tipos de albarán
Los albaranes se clasifican en dos tipos que son:
Albaranes valorados
Los albaranes que son valorados son bastante parecidos a las facturas por la información que contienen. Este incluye una descripción de los productos, la cantidad que se ha entregado, el precio unitario, los impuestos aplicados, el importe a pagar y algún descuento, si es que aplica.
Albaranes sin valorar
La diferencia entre el albarán anterior y este, es que en los que son sin valorar no incluyen ningún dato sobre el precio unitario de los productos, descuentos, impuestos, ni nada similar. Solo tendrá una descripción de los productos en la que aparezca el color, modelo, tamaño y la cantidad de aquello que se ha pedido. Además, se entregará junto a la factura.
Diferencia entre albarán y factura
El albarán y la factura son documentos que se suelen confundir con bastante frecuencia. Estos, aunque tienen algunas similitudes, en realidad son diferentes. La primera diferencia que encontramos es que los albaranes no tienen validez fiscal a diferencia de las facturas.
Otra diferencia es el uso que se le da a los documentos. Por un lado, la factura es un documento que comprueba que una transacción de compraventa se ha llevado a cabo. En cambio, los albaranes certifican que la entrega de los productos de la compraventa descritos en la factura han sido entregados.
¿Qué debe incluir un albarán?
Los datos que contenga un albarán dependerá de si es valorado o no. Pero tranquilo, a continuación te lo explicamos mejor:
Número
Los albaranes ser archivan para tener un registro de las entregas realizadas, por ello debe tener un número. Este puede ser solo numérico como por ejemplo “000123” o una combinación de números y letras como “B-0192”. Lo importante es que la numeración sea correlativa con la fecha.
Fecha
Se debe colocar el día, mes y año en el que se ha emitido el documento.
Datos del vendedor
El vendedor se identificará con nombre y apellido o razón social si aplica además de CIF/NIF.
Datos del comprador
En los datos del comprador se pondrá su nombre y apellido además de la dirección a la que se hará la entrega de la mercancía.
Descripción
Aquí es donde habrá variación dependiendo de si es un albarán valorado o no. Si no es valorado, la descripción solo incluirá el nombre del producto, algunas características y la cantidad. Ahora, si es valorado, se pondrá también el precio unitario, el importe total y los impuestos.
Firma
La firma que se pondrá en el documento corresponde a la del comprador, y solo se firmará una vez se reciba la mercancía.
