La Universidad Internacional de Andalucía (UNIA) concede sus Premios a las Buenas Prácticas de Gestión a dos proyectos innovadores de su personal, dirigidos a la mejora en el seguimiento de contratos y a la captación de estudiantes. Un reconocimiento que, por primera vez, la institución ha convocado, a iniciativa del Vicerrectorado de Calidad, Igualdad y Responsabilidad Social, con el objetivo de contribuir a la mejora continua y la eficiencia en el servicio a los ciudadanos por parte del personal técnico, de gestión, administración y servicios de la institución.
La categoría grupal ha resuelto reconocer la herramienta SEContratos, que ha sido presentada por Roberto Francisco Arroyo Moreno (Área TIC), María José Gómez Carrizosa, María de los Ángeles Martos García y Alfonso Jesús Romero Sánchez-Guerra (Área de Contratación). Una implantación ha permitido un avance para garantizar que los contratos administrativos formalizados por la universidad se ejecuten de forma eficaz, legal y trazable.
Esta iniciativa surge como respuesta a un reto constante para las instituciones públicas, como es la gestión eficiente de la fase de ejecución de los contratos administrativos. Algo que, según los responsables, se agudiza “especialmente en entornos universitarios, donde la diversidad de servicios contratados y la multiplicidad de unidades implicadas dificultan el seguimiento adecuado”.
Con ello, SEContratos ha permitido una actualización en los procedimientos internos, corrigiendo debilidades existentes a través de la automatización de procesos clave, a la vez que refuerza los mecanismos de control interno. Así, esta solución, basada en Power Automate y SharePoint, ha ofrecido mejoras sustanciales en aspectos como el control efectivo de plazos, la eliminación de redundancias y reducción de errores, la gestión documental electrónica o la integración contable, mejorando la coherencia y el control financiero.
Premio individual
En la categoría individual ha sido reconocido el proyecto presentado por Marta Segura, del Área de Marketing, y dirigido a articular una estrategia integral en torno a una única herramienta corporativa, donde se concentra la información del potencial alumnado y se ordenan los flujos de trabajo asociados a la atención, el seguimiento y la matriculación.
Así, se convierte el gestor de relaciones con los estudiantes (CRM, por sus siglas del inglés), en el eje sobre el que se organiza la relación de la universidad con las personas interesadas en su oferta de posgrado, facilitando una visión más completa y coherente de todo el proceso. Esta herramienta ha ido escalando su impacto y procesos desde su puesta en marcha en el año 2023, eliminando la fragmentación en la atención a las solicitudes de información sobre la oferta académica, individualizando las respuestas y consolidando una base de datos común que permite conocer el historial de cada contacto.
El nuevo sistema permite segmentar a los potenciales estudiantes por intereses, procedencia o tipo de programa, diseñar campañas específicas y automatizar comunicaciones clave a lo largo del ciclo de decisión, reduciendo tiempos de respuesta y mejorando la experiencia de las personas usuarias desde el primer contacto. También produce un efecto transversal en la organización, al favorecer la coordinación entre captación, gestión académica, estudiantes, innovación, protocolo, TIC o telemarketing.
