El estudio de los archivos de las áreas municipales de Servicios Sociales de los Ayuntamientos de la Costa Occidental de Huelva ha centrado la reunión de la Comisión de Valoración e Identificación de Series Documentales de la zona, que se ha celebrado en el Archivo Municipal cartayero.A la misma han asistido los representantes de los archivos municipales de Aljaraque, Ayamonte, Cartaya, Lepe y San Bartolomé, para iniciar la clasificación conjunta de dichas series documentales, a partir del estudio minucioso de documentos y expedientes generados por los Servicios Sociales de cada uno de estos consistorios.
Se trata, como ha explicado el archivero cartayero, Rafael Méndez, de una comisión que depende de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, uno de los grupos de trabajo para la identificación y valoración de los documentos que forman parte del patrimonio Documental andaluz y su trabajo permite la conservación de archivos y documentos municipales que, “aunque no tienen un gran valor histórico en muchos casos, marcan el día a día de las administraciones locales de la Costa Occidental onubense”.
A este órgano, que vela por la conservación de documentos municipales de relevancia, le corresponde la calificación, utilización e integración en los archivos de los documentos que componen dicho Patrimonio, es decir, decide qué expedientes y documentos deben custodiarse de forma permanente en los archivos, los que sólo tendrán una custodia temporal o bien aquellos que pueden ser directamente eliminados, previa autorización de la Comisión Andaluza dependiente de la Junta de Andalucía.
Según ha destallado Méndez, para el estudio de valoración e identificación de cada tipo documental, que van desde obras particulares hasta multas o decretos, se manejan tablas de valoración, se estudian la legislación aplicable, así como los aspectos y valores del documento, además de decidirse su vigencia administrativa, es decir, su custodia permanente, temporal o eliminación.
Finalmente, señalar que el Archivo Municipal de Cartaya posee en total 6.475 legajos o cajas archivadores y 340 libros de contabilidad, repartido en dos fondos principales, uno de ellos histórico, que abarca una cronología que abarca desde 1481 hasta 1987, ubicado en el depósito del Centro Cultural de la Villa, con 1.526 legajos o cajas archivadoras y los libros de contabilidad. El otro es un fondo intermedio, compuesto por 1.949 legajos, que abarcan el periodo comprendido entre 1988 y 2011, siendo la materia más voluminosa la correspondiente a obras y urbanismo.
