En un mundo moderno donde las empresas crecen desmedidamente y la competencia siempre está pisando los talones, es imprescindible contar con eficiencia y organización, si deseas alcanzar el éxito. Por ello, las compañías buscan diferentes maneras de optimizar sus operaciones y mejorar su competitividad en las diversas áreas.
En este sentido, el sistema ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) se convierte en una herramienta de gran utilidad. Este programa se emplea en diferentes empresas, permitiéndoles gestionar eficazmente sus recursos y procesos. Dicho esto, en este artículo te explicaremos qué es, su importancia, sus beneficios y que tipo de ERP existen.
¿Qué es el programa ERP?
Para entrar un poco en contexto con el tema, debemos explicar que a un software ERP se le conoce como «Enterprise Resource Planning» o «Planificación de Recursos Empresariales». Este programa funciona como un cerebro gigante para una empresa, permitiendo que todas sus áreas trabajen de forma eficaz y organizada.
Esta herramienta o software ofrece una forma más dinámica de gestionar las diferentes áreas de una empresa ya sea grande o pequeña, con acceso a la información en tiempo real. Además, es un programa adaptativo y que ofrece soluciones inmediatas.
Importancia del Software ERP
Los programas de gestión de tareas a menudo, se asocian con software que solo pueden emplear las grandes compañías. Pero, una vez entendemos su importancia, pueden empezar a aplicarlo las pequeñas pymes que están comenzando.
Mejor coordinación y colaboración
Uno de los principales beneficios de este tipo de herramientas, es la mejora en la coordinación y colaboración entre los diferentes departamentos de la compañía. Su capacidad de centralizar la información y los procesos en un solo sistema, elimina la necesidad de depender de diferentes bases de datos y sistemas. Gracias a esto, se facilita la comunicación entre equipos, dado que todos tienen acceso a la misma información en tiempo real.
Reducción de costes y aumento de la eficiencia
Por su parte, otra importancia que se debe resaltar es que emplear el software ERP te permite reducir costes operativos, porque este se basa en automatizar procesos que son repetitivos. Por ejemplo, en vez de ingresar datos en múltiples sistemas de forma manual, los empleados solo deberán añadirlos una sola vez en el sistema. Esto además de ahorrarte tiempo, también disminuye el riesgo de errores. Asimismo, al optimizar los procesos, las empresas incrementan su eficiencia y mejora el flujo de trabajo.
Mejora la toma de decisiones
Con un software ERP, los directivos y encargados de la empresa, tienen acceso a información precisa en tiempo real. Esto les permite y facilita la toma de decisiones, basándose en datos actualizados. Adicionalmente, muchos programas vienen integrados con herramientas de análisis y generación de informes, permitiéndote identificar los patrones. Finalmente, esto te ayuda a anticipar los problemas y las oportunidades.
Tipos de ERP
ERP Local
El ERP Local es un programa que se instala directamente en los servidores de la empresa. Este tipo de software ofrece un alto grado de personalización y control total de las operaciones. Sin embargo, también necesita de una inversión significativa en protección y mantenimiento. Las compañías normalmente acuden a este tipo de ERP porque tienen necesidades puntuales y requieren de una solución personalizada.
ERP en la nube
Para continuar, el ERP en la nube es un software que se instala en servidores remotos y se accede a él a través de internet. Una característica de este programa es que es un poco más flexible, ya que las compañías pueden agregar o eliminar usuarios y módulos según los requerimientos del momento. Seguido de ello, al estar alojado en la nube sus costes son más asequibles tanto en instalación como en protección y mantenimiento.
ERP Híbrido
Por su parte, el ERP Híbrido tiene características de los programas anteriormente mencionados. Este tipo de software permite a las empresas mantener ciertos datos y aplicaciones en sus propios servidores, mientras que emplean la nube para otras funciones. Esta opción te ofrece mayor flexibilidad y es ideal para empresas que poseen requisitos específicos en seguridad, o bien que sean aprovechar las ventajas de ambos ERP.
Beneficios del Software ERP
En líneas anteriores mencionamos algunas ventajas que te ofrecen los programas ERP. Sin embargo, aquí vamos a desglosar sus beneficios.
Centralización de la información
Uno de los beneficios más destacados de los software ERP es la centralización de la información. Es decir, en vez de tener los datos alojados en diferentes sistemas y hojas de cálculo, toda la información puede encontrarse en una sola plataforma. Dicho esto, el programa facilita la gestión de datos y asegura que los empleados trabajen con la misma información actualizada.
Mejora la productividad
El software ERP te permite automatizar diferentes tareas rutinarias, como la gestión de inventario, los procesos de pedido y la contabilidad de la empresa. Gracias a la automatización, los empleados disponen de más tiempo para centrarse en otras actividades más estratégicas y de mayor valor. Además, te despides de las acciones repetitivas y reduce la posibilidad de errores, mejorando la precisión.
Gestiona eficazmente la cadena de suministro
Los programas de gestión de recursos empresariales permiten gestionar eficazmente la cadena de suministro de la compañía a través de un ERP Logístico. Dicho esto, el software te proporciona visibilidad en tiempo real de los inventarios, las órdenes de compra y entrega. Gracias a este proceso puedes evitar problemas como la falta o exceso de mercancía.
Cumplimiento de la normativa
Muchas compañías disponen de regulaciones estrictas que se deben cumplir. Por lo que, el software te ayuda a garantizar el cumplimiento de estas normativas, proporcionando herramientas para la gestión de documentos, la trazabilidad de productos y la generación de informes. Esto reduce el riesgo de sanciones y mejora la reputación de la empresa.
Con un software ERP puedes incrementar la eficiencia de tu compañía mediante sus usos. Desde gestión de datos, toma de decisiones asertivas, hasta la automatización de procesos y el cumplimiento de las normativas, los beneficios de estos programas son numerosos y de gran ventaja.
