Foto de Firmbee.com en Unsplash
En las empresas del sector de servicio y producción existe una alta rotación y movilidad de personal. Los diferentes turnos de trabajo son complejos y se deben manejar de manera óptima para ofrecer a los empleados una jornada flexible.
Todo esto con la finalidad de satisfacer mejor las necesidades de los clientes, tener trabajadores satisfechos y mejorar la productividad.
Claro, lograr esto no es nada sencillo. Porque gestionar los turnos rotativos de manera eficiente no es algo que todos puedan hacer. Sobre todo, si la gestión de los cuadrantes de plantilla se hace de manera manual o a través de tablas dinámicas en una hoja de cálculo de Excel.
En estos casos es prácticamente imposible hacer una buena gestión de turnos.
Sin embargo, gracias a la digitalización hoy existen herramientas que permiten manejar los cuadrantes de trabajo de forma eficiente. Así se puede lograr una optimización, no solo en el manejo de los turnos, sino también en recursos, productividad y calidad.
Y hoy veremos algunas de las ventajas que puede brindar a tu empresa tener cuadrantes de trabajo digital.
¿Qué es un cuadrante de trabajo digital?
Los cuadrantes de trabajo digital son herramientas que recogen toda la información de los turnos de trabajo de los empleados de una empresa. Por eso, son fundamentales en la planificación, gestión y organización de las cuadrillas de trabajo.
La gran diferencia con los cuadrantes que no son digitales radica en la flexibilidad, manejo más eficiente y facilidad de comunicar.
Porque un cuadrante de trabajo digital permite a los trabajadores conocer en cualquier lugar y momento cambios en sus turnos. Además, con estas herramientas también ellos mismos pueden solicitar un cambio de horario o gestionar permisos.
Esto es posible gracias a que estas herramientas permiten obtener aplicaciones que cada trabajador puede descargar en su móvil.
Así, los trabajadores, supervisores y personal de recursos humanos siempre podrán estar en una misma página. Logrando mejorar la productividad, el clima laboral y la calidad del trabajo.
¿Por qué son importantes los cuadrantes de trabajo digital para las Pymes?
Los cuadrantes de trabajo en sí, ya son muy importantes para que una empresa pueda organizar de forma clara su sistema laboral. Ahora bien, si hablamos de cuadrantes digitales, la importancia es aún mayor.
¿Por qué?
Porque es un sistema que han adoptado la gran mayoría de grandes empresas de producción y de servicios. Por eso, para las Pymes es esencial pasarse a la digitalización, esto les permitirá ser más competitivas y no quedar rezagadas en el mercado laboral.
Y es que, cómo veremos más adelante, los cuadrantes de trabajo digital ofrecen ventajas para todas las empresas que lo han implementado. Destacando como gran ventaja el aumento de la productividad y la satisfacción laboral de los empleados.
Estos, al ver que hay más claridad en la asignación de turnos, que la comunicación es mejor y que sus demandas son atendidas a tiempo crean lazos de pertenencia más fuertes con la empresa.
Pero veamos más acerca de las ventajas para matizar mejor la importancia de estas herramientas digitales.
Ventajas de los cuadrantes de trabajo digitales
Para toda empresa es vital tener un buen tratamiento de su capital humano. Esto le brinda un extra de profesionalidad y calidad que a la larga se convierte en una mejor prestación de servicios para sus clientes o el incremento de la productividad.
Por eso, con la finalidad de lograr una mejoría en las áreas de producción y servicio, que a su vez, maximice la rentabilidad de la plantilla, el uso de un cuadrante digital se hace imprescindible.
Estas herramientas permiten al área de recursos humanos y a la empresa en general tener una gestión sencilla y eficiente de los turnos laborales.
Lo que traerá consigo las siguientes ventajas:
Automatización y planificación
Con cada ventaja que te ofrece un sistema digital de cuadrantes de trabajo, verás cómo afecta de manera positiva en la calidad, la productividad y la rentabilidad.
En este punto, la automatización y planificación afecta de la siguiente manera:
- Calidad. Los procesos automáticos son más eficientes, dejan de lado el error humano en la asignación de turnos y gestión de permisos. Lo que se traduce en mayor calidad de servicio para los trabajadores.
- Productividad. Con el cuadrante de turno digital los patrones y supervisores podrán ver cuáles son las secuencias de turnos más óptimas. También verán las que tienen fallas, permitiendo tomar decisiones oportunas para incrementar la productividad.
- Rentabilidad. Otra ventaja de la automatización de los cuadrantes de trabajo es la rentabilidad. Es decir, estas herramientas reducen el absentismo laboral y te ayudan a tener un mejor control de las vacaciones y manejo de las horas extra de cada empleado.
Accesibilidad para todos
La digitalización de los cuadrantes de trabajo viene a “democratizar” el sistema. Esto quiere decir que los empleados también podrán tomar parte en cuanto a la confección de turnos.
Debido a que cada uno de ellos puede tener en su móvil la aplicación de gestión de cuadrantes, además de visualizar, también podrán hacer sugerencias. Esto también es útil para los supervisores, quienes tendrán acceso desde cualquier lugar y momento a toda la información necesaria.
Así se facilita la toma de decisiones operativas y a nivel estratégico.
Por otro lado, los sistemas operativos que funcionan en estas herramientas son compatibles con cualquier dispositivo.
Confidencialidad, seguridad e integridad
Una de las preocupaciones más comunes sobre las herramientas digitales es la seguridad. Pues bien, con los sistemas para cuadrantes de trabajo tendrán acceso exclusivo y controlado a la información.
Hablamos de datos personales de sus trabajadores que son bien resguardados mediante conexiones seguras. Estos sistemas trabajan con tecnología VPN que están cifradas y hacen muy difícil que terceros puedan acceder a ellas.
Además, periódicamente se hacen copias de seguridad.
Por si fuera poco, un cuadrante de trabajo digital tiene alertas configurables en cuanto a control automático de solapamiento. Además, con la información disponible al alcance de solo un clic, los supervisores o patrones podrán seleccionar al personal óptimo para un trueno específico.
Así que, si deseas mejorar la gestión de los cuadrantes de trabajo en tu empresa y optimizar la productividad de tus trabajadores, la mejor opción es optar por sistemas digitales de gestión.
