Está sobradamente demostrado que los eventos corporativos ofrecen un buen puñado de beneficios a las empresas, como por ejemplo el aumento de la reputación, la fidelización de clientes, empleados y proveedores, la motivación para los trabajadores, una mejora de la cultura empresarial y de la imagen de marca, la creación de sentimiento de comunidad…
Sin embargo, la organización de este tipo de actos no es en absoluto sencilla, requiere de una buena planificación previa y atender al detalle a su organización y ejecución. Elementos clave como el presupuesto, la ubicación, el mobiliario, la promoción… deben llevarse a cabo siguiendo una serie de pasos fundamentales que garanticen el éxito.
Los objetivos claros y bien definidos
Lo primero que hay que determinar es el objetivo que se quiere alcanzar. Habrá que definir claramente cuál es la causa por y para la que se organiza el evento y trabajar exclusivamente dentro de ese marco. Los motivos pueden ser presentar una marca, un producto o un servicio innovador dentro de la empresa, entre otros muchos. Uno de los objetivos que hay que predeterminar será el público al que irá dirigido para adaptar los esfuerzos según los invitados al evento, ya sean clientes, socios, empleados, inversores, proveedores…
La fecha de interés
Elegir adecuadamente el día y la hora no es un asunto menor, de hecho, para que tenga el éxito deseado es uno de los aspectos más importantes. Para que tenga la mayor afluencia posible, se deberán considerar aspectos como los periodos de tiempo de vacaciones de los invitados o un horario por la tarde si es la presentación de un nuevo producto o servicio. Si es un evento donde se va a hacer entrega de algún premio, lo más acertado será en horario de noche.
El lugar, el mobiliario y la ambientación
La ubicación en relación a las entradas y salidas de Huelva, es decir, que esté bien conectado, así como que ofrezca las instalaciones más adecuadas al proyecto que se pretende llevar a cabo, son fundamentales. Por otro lado, tanto los muebles utilizados como la decoración del lugar deberán ir acordes con el tipo de evento. Este mobiliario deberá ser alquilado a una empresa que trabaje en Huelva, cuanto más cerca del lugar de celebración mejor, que ofrezca calidad, precio y servicio.
El presupuesto
La creación de un evento corporativo lleva, como cabe suponer, una serie de gastos inevitables a los que se deberán hacer frente. Saber de cuánto capital se dispone ayudará a delimitar el tipo de acontecimiento que se va a presentar, ofreciendo la oportunidad de trabajar y exigir más para optimizar al máximo ese dinero.
Tener un equipo
Con un equipo organizador, todos los detalles del evento se podrán cubrir de forma más específica y obtener los mejores resultados posibles. El grupo que gestione el evento puede estar formado por gente de la propia compañía o encargarse a una empresa especializada en estos asuntos. En cualquier caso, deberá contar con un Project manager que supervise cada paso y sea responsable de la ejecución del evento, con un coordinador para que sea el eje comunicativo entre todos los agentes que van a intervenir, y un encargado de la planificación para liderar el desarrollo de la agenda. Además, será muy útil contar con responsables en las áreas de diseño creativo, promoción y marketing, registro y check-in para buscar y contactar con patrocinadores.
