La organización en el trabajo y los asuntos diarios es una de las preocupaciones más relevantes en la sociedad actual, sobre todo cuando se hace en equipo. Para evitar que pases más tiempo en la planificación que gestionando tus tareas, hoy llegó el tablero Kanban y nosotros queremos contarte de qué se trata.
La kanban definicion es bastante sencilla y consiste en una técnica de organización para equipos que permite disponer de celdas, formadas por líneas horizontales y verticales, en donde se dejará evidencia de todo el trabajo que hay que realizar para conseguir una meta. Aquí se establece un proceso y se seccionan las actividades que se deben cumplir.
No es un asunto nuevo, ya desde hace bastante tiempo se utilizaba de forma manual a través del uso de una pizarra o con un tablero. Hoy, con la digitalización de la información y la posibilidad de que todos estén conectados a un mismo centro de organización, los tableros digitales están marcando la pauta.
En vista de esto, cada vez se hace más fácil disponer de un equipo de trabajo bien organizado, ya sea que se encuentren todos los miembros dentro de una misma oficina o que realicen el trabajo de forma remota. De esta manera, los inconvenientes que se producían en otrora ya hoy dejan por sentado que no es un impedimento estar a kilómetros de distancia para ser igualmente eficientes.
Ahora bien, para que todo esto funcione a la perfección, Kanban maneja una división de fases por completar en cada proyecto. De esta forma, se evidencian las tareas que están por hacer, las que se encuentran en proceso en determinado momento y las que ya se han culminado.
Un ejemplo de tableros Kanban lo podemos orientar a una empresa encargada de prestar servicio de reparación de embarcaciones pesqueras, donde el barco entra a dique y allí se le ejecutan una serie de trabajos de toda índole.
Aunque en general son trabajos manuales, la estructura del tablero Kanban nos permitirá organizar la información en cuanto a lo que hay que hacerle en materia de soldadura, carpintería, tornería, pintura, hidráulica, etc.
Si el proyecto tendrá una duración de un mes, a través del tablero podremos ir valorando la cantidad de trabajos avanzados en la primera semana y el porcentaje que eso representa.
Haciendo historia en la materia, llegamos al dato de que Toyota utilizó un sistema de este tipo en todos sus proyectos desde 1970, por lo que se evidencia que es una herramienta que, bien utilizada, puede ofrecer beneficios reales y palpables.
Beneficios del uso de Kanban
A la hora de utilizar cualquier producto, por novedoso que este sea, siempre nos tomamos el momento de analizar cuáles son sus beneficios, pues en base a ellos es que podremos denotar si se ajusta o no a nuestras necesidades.
El primer beneficio de Kanban es que facilita la detección de debilidades que existen en el equipo, de forma que se puedan atacar y convertir a todo el grupo en unos verdaderos representantes de la eficacia y la eficiencia.
También permite que las distracciones se minimicen y el enfoque se haga de forma directa a las tareas pendientes. Este es un asunto de altísimo valor para aquellos grupos que tienen una gran acumulación de asuntos pendientes o en proceso y necesitan avanzar con mayor prontitud en su gestión.
Otro dato curioso es que el tablero Kanban admite la colocación de límites en las actividades gestionadas por cada persona, de forma que no exista una acumulación excesiva de cosas por hacer y los individuos se sientan abrumados. A propósito de esto, cuando existe alguna actividad que está siendo imposible de gestionar por cualquier motivo, se pueden seleccionar los bloqueadores que la pausarán y permitirán avanzar con una nueva.
Ya no será necesario, tampoco, someterse a largas horas de reuniones donde mucho se dice y poco se hace. Con Kanban se tendrá todo en un solo lugar: nuevos proyectos, tareas por hacer, avances en los trabajos, etc.
Con todo esto en mano, se puede afirmar que el tablero de Kanban es hoy indispensable para empresas que desean maximizar sus procesos de trabajo manteniendo la atención en un solo lugar.
